Gestire nel modo giusto i Progetti di altagamma
ContractFitOut.com
Fase di Tender
Se stai leggendo questa pagina significa che fai parte di quel ristretto numero di persone che si occupano di progetti contract internazionali.
Ma come si fa a gestire la Fase di Tender in un progetto di altagamma?
Adesso te lo svelo.
Ma prima facciamo alcune precisazioni.
1
Come smettere di perdere i progetti sbagliando il modo di fare i preventivi?
C’è un modo, e adesso ti dico tutto.
​
Ma prima facciamo alcune precisazioni.
2
Qual’è la differenza tra un preventivo e un tender?
C’è una bella differenza tra le due cose…
Un “banale” preventivo comprende i prezzi dei mobili e dei materiali per un allestimento d’interni, con il trasporto e i montaggi inclusi o esclusi a seconda dei casi.
E quindi cos’è esattamente un tender, magari per un progetto internazionale?
Qualcuno potrebbe dire che quando parliamo di tender stiamo parlando di un “pacchetto di documenti” che va allegato al preventivo.
Purtroppo la definizione non è del tutto corretta.
Ma l’errore non sta nell’usare una parola inglese per definire una fase che in Italia si chiama “gara d’appalto”.
Anche perché nel contract il termine giusto è proprio tender.
In tutte le gare, se ci riflettiamo, oltre a consegnare il capitolato con i prezzi è necessario dimostrare di essere in grado di saper fare TUTTO IL RESTO.
E non solamente fornire i mobili o posare i pavimenti.
Si perché se ti hanno invitato ad una gara per la fornitura dei divani di un albergo, o dei pavimenti di una villa privata, stanno dando per scontato che sarai bravissimo a fare i divani e a fornire i pavimenti
Massima cura negli imbottiti e nelle cuciture, e poi quel marmo favoloso che piace tanto al cliente e all’architetto…
Settimane passate andando avanti e indietro con i cataloghi e i campioni.
Tutto molto bello.
Però noi qui stiamo parlando di progetti contract.
È un altro sport
Questi sono progetti dove Il tuo catalogo non serve a niente
Ti verranno richiesti tutti articoli speciali, spesso su misura e preferibilmente custom (e ti confesso che è ciò che di più amiamo).
Boiserie e rivestimenti passeranno diverse fasi di revisione e approvazione.
E prima di poter fare la camera campione sul posto scoprirai che l'impiantista locale ha deciso di far passare proprio lì uno scarico non previsto dal progetto.
Perché in un progetto contract il cantiere è decisivo, è il posto dove si perdono i soldi.
E qui arriviamo ad un’altra ambiguità…
Siamo tutti d’accordo che in questo caso quando parliamo di “progetto” NON stiamo parlando di un disegno in Autocad o in Revit con tutte le misure e le indicazioni per produrre qualcosa?
Fermati un attimo, non confondiamoci.
La lingua italiana dà 2 significati molto diversi alla stessa parola, e qui ci viene in aiuto la Treccani ma anche un banale dizionario.
“Un progetto è una serie di attività che servono a pianificare, controllare e gestire un insieme di risorse per raggiungere un dato obiettivo, con un budget predeterminato ed entro un periodo prestabilito”.
Questo è il tipo di progetto di cui parliamo.
Se questo è il tuo caso vuol dire che la tua fornitura di arredi e materiali si troverà all’interno di una macchina molto complessa, che si chiama progetto di contract fit out
Una serie di peripezie che cominciano dalla matita degli architetti e finiscono con il campo di battaglia che si chiama cantiere.
E magari il cantiere è a Roma o a Firenze, ma più spesso è a Mosca, Tokio, Riad, Dubai, Mumbai.... ovunque nel mondo.
E l’architetto può essere a Milano, ma anche a Londra, New York o Shanghai…
I progetti che trattiamo oltre ad essere complessi, sono spesso anche internazionali.
Così capita che noi specialisti italiani siamo presenti con la nostra parte all’interno di una fornitura molto più grande, che vedrà partecipare anche inglesi, americani, francesi, giapponesi, turchi.
Qualcuno fornirà altri materiali, qualcuno fornirà dei servizi, qualcun’altro gestirà il progetto… e lo gestirà con STANDARD INTERNAZIONALI che viaggiano sopra la nostra testa.
Se tu e la tua azienda partecipate a questo tipo di progetti, allora sto parlando proprio a te.
Altrimenti sul blog o in altre sezioni del nostro sito potrai approfondire l’argomento, e tornare qui quando sarà il momento.
Ci conto molto, e ti aspetto a braccia aperte.
Perché sia io che i miei colleghi amiamo il nostro lavoro.
E più persone lo fanno, nel modo giusto, e meglio è.
3
Torniamo quindi all’inizio, quando parliamo di fase di tender del progetto.
Quando in Studio ci arriva un tender package, con sopra la scritta “documenti riservati per SCP”, ritroviamo al suo interno più o meno sempre le solite cose.
- Il contratto (in inglese, se il progetto è internazionale).
- Tutta la parte finanziaria e assicurativa, performance bond e quant’altro.
- Lo scope of work.
- Le specifiche, cioè la bibbia.
- Il cronoprogramma e le deadlines.
- Il BOQ, con la parte dei preliminaries messa all’inizio.
- Il pacchetto dei disegni architettonici (che spesso è la prima cosa che si guarda, ma che in realtà è l’ultima in termini di importanza).
Tutto da leggere, capire e compilare.
Beninteso… un contratto non “si legge”, non è mica un romanzo.
Lo si passa all’ufficio legale o a un consulente esterno che dovrà estrapolare tutte le parti che presentano criticità.
E analizzare i vincoli, i liquidated damages se presenti, tutte le condizioni di pagamento, etc.
La stessa cosa per il BOQ, ad esempio
Per arrivare a dei prezzi di vendita da inserire lì dentro dobbiamo fare un tabellone in excel con l’analisi dei costi, e poi successivamente un P&L con i margini giusti e le contingency adeguate.
Non proprio una passeggiata di salute, insomma.
E poi ci sono i documenti che vanno prodotti da noi per questo specifico progetto.
- Come il Project Management Plan, che descrive come la nostra azienda intende aggredire il progetto, come si strutturerà per gestirlo, e quali strategie metterà in campo per affrontare tutti i vincoli, le comunicazioni e mitigare i rischi.
- Il Method Statement, soprattutto se il progetto è nelle mani di qualche società anglosassone o americana.
- Tutte le policy, a cominciare da Health, Safety, Environment.
- Uno schema delle procedure aziendali, in particolari quelle di controllo qualità.
- Uno schema di come si intende gestire le comunicazioni tra tutti gli stakeholders.
- Serve poi la lista degli shopdrawings
- Procurare tutti i campioni dei materiali e le relative certificazioni.
E molto altro ancora.
Nel frattempo arriveranno i Tender Bulletins dalla committenza, sorprendendoci piacevolmente con qualche cambiamento “in corso d’opera” da includere nel preventivo all’ultimo minuto.
E bisognerà preparare degli RFI con le richieste di chiarimento relative alle - spesso tante - incongruenze e mancanze nei documenti ricevuti.
Ma vogliamo tralasciare tutto ciò che riguarda la propria azienda?
- Valutare i rischi e i benefici legati alla partecipazione o meno al progetto.
- Ottenere tutte le autorizzazioni e le firme da parte dei responsabili della società.
- Valutare l’impatto del cashflow con il reparto finanziario.
- Organizzare un piano con i manager che gestiscono le risorse umane, così da assorbire il carico di lavoro nel caso in cui il progetto venisse preso.
- Prequalificare i fornitori con l’ufficio acquisti.
- Capire come ci si dovrà organizzare nel caso il cantiere sia all’estero, e la sua durata possa mettere a rischio il budget del progetto.
- La logistica sul posto, i visti, e i permessi di lavoro.
E così via.
Fino al confezionamento finale dell’offerta, da passare al reparto commerciale per metterli in condizione di competere ad armi pari per l’assegnazione del progetto.
4
Ora… ci sono 2 ordini di problemi.
C’è un problema più grande, e c’è un problema più piccolo.
Partiamo dal più piccolo.
Leggere tutti i documenti e compilarli nel modo giusto.
In effetti non sembra così piccolo come problema…
Ma se anche tu come noi fai contract da una vita, quello che dovrai scriverci lì dentro bene o male lo sai.
Certo, cambia da progetto a progetto, però di contratti ne abbiamo visti a decine, di BOQ a centinaia, e di Method Statement ne abbiamo fatti a sufficienza da capire se gli autori hanno fatto un copia-incolla da qualche template, o se stavolta l’hanno scritto da zero veramente.
5
Però il problema più grande è quello che ti stringe un nodo alla gola…
Ma come farò a gestire tutti questi documenti e consegnare il tender in tempo per la gara?
Siamo in pochi a lavorare su questo tender, e le cose da fare sono tantissime… poi non tutti hanno la capacità e l’esperienza per mettere assieme tutto quello che è necessario.
Insomma, quando una cosa del genere arriva in ufficio, subito dopo l’entusiasmo si affacciano l’ansia, la frustrazione, il nervoso… e si perde il controllo della situazione.
Tutto diventa un gran casino.
Si lavora male, si sbaglia, si perdono i pezzi, si arriva all’ultimo minuto.
Quasi ogni volta.
6
E ad un certo punto subentra un dubbio, perché una volta è un caso, due un sospetto… ma poi comincia a diventare una certezza.
Non sarà che ho perso dei progetti non per il prezzo, ma perché abbiamo fatto male il tender?
In effetti certe volte ho avuto anch'io questa sensazione.
7
Mi ricordo di quella volta, che arrivammo talmente tardi con la preparazione dei documenti, che anziché spedire con corriere il pacco in Qatar, abbiamo dovuto mandare una persona apposta in aereo…
Il pacco doveva arrivare dal committente entro le 12:00 di un tal giorno, e noi abbiamo finito il giorno prima.
Il giorno prima!
Così un collega si è fatto il volo notturno, ha consegnato il plico entro le 12:00 (fingendo rilassatezza) e poi ha preso il primo aereo di ritorno a Milano.
Solo di biglietti ci costò duemila euro…
E questa cosa capita, più o meno nella stessa formula, a tante altre persone con le quali noi abbiamo lavorato.
8
Anni fa ho conosciuto una persona, un professionista impeccabile, che ogni volta che doveva preparare un tender apriva il cassetto della scrivania e tirava fuori la boccetta con le gocce per l’ansia.
Sapeva che il suo posto di lavoro ogni volta era a rischio, il suo capo non voleva sentire ragioni.
D’altronde se il progetto entra, lavora tutto l’ufficio… altrimenti la pressione sale e diventa insopportabile.
E il progetto deve entrare anche nel modo giusto, altrimenti l’azienda non ce la fa.
Le tempistiche, le stime, i margini devono essere giusti.
Anche se molto preparato e stimato, sentiva fortissima la pressione intorno a se.
9
Conosco altre persone, forse ne conoscerai anche tu, che non ci dormono la notte.
Per loro ogni giorno è caotico; tutto è urgente e lo stress li domina.
In fin dei conti la lingua batte dove il dente duole, sempre.
Soffrono di disorganizzazione cronica.
Il loro team lavora in modo approssimato, navigano a vista.
Fanno per primo le cose più semplici, lasciando per ultimo le più importanti.
Non hanno mai tempo di programmare niente, tutto salta fuori all’ultimo momento.
Mi ricordo le parole di un mio amico, general manager in una divisione contract molto importante.
Questo progetto è una rogna, si capisce già da subito, non so perché vogliano farlo. È troppo grande, fuori dal nostro standard. Ma perché non facciamo le cose che sappiamo fare e basta? È da pazzi voler fare questo tender.
Gli voglio bene e capisco il suo disagio.
La solitudine che si prova quando ti scaricano sulla scrivania un malloppo da quotare in poco tempo, e sul drive ci sono centinaia di file che ti aspettano...
Aveva solo bisogno di un aiuto.
L’aiuto di qualcuno che guardasse dall’esterno la situazione e capisse cosa andava fatto, e come organizzarsi per farlo.
Gli serviva l’aiuto di un esperto per venirne fuori.
Un giorno mi confidò:
Sbagliamo sempre a fare i tender, e succede che non prendiamo il progetto e tutti s’incazzano, oppure lo prendiamo e ci facciamo del male.
Decisi allora di rompere la regola di non mischiare mai l’amicizia col lavoro, ne parlai coi miei colleghi, e decidemmo di aiutarlo.
Perché lui le cose le sapeva fare, e anche bene.
Però come manager aveva già un sacco di altre cose da fare, e ogni volta che c’era un nuovo preventivo si guardava intorno se nel suo team ci fosse qualcuno che potesse prenderlo in carico.
Era come se tutti si nascondessero sotto la scrivania.
Poi nei momenti in cui l’azienda voleva spingere, c’erano diversi tender da fare in contemporanea, tutti urgenti.
Faccio prima a farlo io. Se lo passo a qualcuno poi mi tocca sempre intervenire per mettere ordine nel casino e dirgli cosa fare. Poi dall’alto mi chiedono quanto tempo ci metteremo a fare il tender… ma se non so neanche se ho abbastanza persone solo per guardare i disegni!
10
Come imprenditore e come manager hai la responsabilità che il lavoro più importante di tutti sia fatto nel modo giusto.
Anche se il team che hai per le mani non è dei migliori, sta a te organizzarlo in modo che possa rendere al massimo durante questa fase.
L’hai fatto?
Sappiamo tutti che non è facile, ci sono mille cose dietro, a parole sono bravi tutti.
All’inizio si prova a darsi delle procedure, degli standard, ma poi ogni progetto è diverso dal precedente e in poco tempo si arriva all’anarchia assoluta.
I leader hanno grandi responsabilità davanti al proprio team.
Nessuno ama essere giudicato “disorganizzato”, e diventare poi l’alibi delle chiacchiere alla macchinetta del caffè con frasi del tipo il pesce puzza dalla testa.
11
Non è facile.
È un attimo abbassare i propri standard, lasciare che l’ufficio sia dominato dal caos.
Arrivano pressioni da tutte le parti.
Talvolta è impossibile lavorare nel modo giusto quando tutto è urgente.
Ci si sente dalla parte sbagliata… sono altri ad avere il coltello dalla parte del manico.
12
Ma se tu hai sempre fatto del tuo meglio, e anche il team alla fine si impegna, allora dove sta il problema?
Il fatto è che se tutti fanno così, e tutti si trovano nella stessa situazione, allora significa che questi “tutti” alla fine hanno torto.
E trascinano il modo sbagliato di lavorare da un’azienda all’altra.
E poi tutti ci caschiamo dentro, quasi senza accorgerci.
Nelle cattive abitudini, nel lavorare male noi e nel far lavorare male gli altri.
13
È un peccato se questo succede anche a te.
Soprattutto se ti sbatti in tutti i modi per fare i tender nel modo giusto, per evitare di perdere l’acquisizione del progetto.
Ma succede a tutti, e ci siamo passati anche noi all’inizio.
È normale, è comprensibile, soprattutto quando uno è costantemente sotto pressione e dominato dal calendario.
14
Ma se il leader sei tu, tua è la responsabilità e tua è la colpa.
Non ci sono scuse che tengano
Se si lavora male e si perdono i progetti anziché vincerli, una seria riflessione va fatta.
La situazione non migliorerà da sola, anzi andrà sempre peggio.
E i pochi progetti presi male finiranno per affossare l’azienda.
15
Quando abbiamo fondato SCP come Studio indipendente, il primo progetto di cui ci siamo occupati ci ha messo davvero alla prova.
E malgrado alcuni di noi facessero questo mestiere da tanti anni.
Si trattava della ristrutturazione degli interni di un Hotel a Roma.
La catena che l’aveva in gestione aveva affidato ad una archistar l’ideazione di un nuovo concept, e il nostro committente era stato invitato a partecipare al tender per la fornitura dell’intero fit out.
Ma c’era una particolarità… si trattava di una catena inglese, e quindi tutta la gestione del progetto andava svolta con metodologie internazionali.
E quelle inglesi sono le più stringenti.
Più tardi se vuoi puoi leggere il nostro Case Study completo di questo progetto, che trovi nell’apposita sezione del sito, ma per adesso vediamo il punto principale.
Il nostro committente andò nel panico. Malgrado avesse fatto decine di lavori di quel tipo, per diversi milioni di euro, non aveva mai subito l’impatto di un preventivo con quel livello di difficoltà.
Con quintali di carta da produrre e tutti i documenti in inglese, con i termini tipici del loro mondo delle costruzioni.
Persino il contratto da firmare non era italiano, ma uno standard britannico (JTC per l’esattezza).
Insomma… di italiano c’era solo il palazzo a Roma.
Il tempo a disposizione era pochissimo, e le cose da fare tantissime.
Era quindi l’occasione giusta per risolvere il problema una volta per tutte.
È da lì che abbiamo codificato una procedura definitiva per gestire la fase di tender, per rendere sicura e prevedibile l’assegnazione del progetto.
16
I dettagli di questa procedura te li svelerò tra poco, perché è importante capire che che avere una procedura per gestire questi preventivi è un vero e proprio asset dell'azienda.
Sapere fin dall’inizio di poter raggiungere il risultato finale ti svolta la vita.
Ma devo ammettere che sganciarci dal modo incasinato con cui lavoravano tutti non è stato facile, nemmeno per noi.
È un modo talmente radicato che abbiamo dovuto spiegarlo anche ad altri.
Non tutti sono disposti ad accogliere nuove procedure, nemmeno se garantiscono il risultato; per molti cambiare è un travaglio molto doloroso.
Come ti dicevo, con il progetto di Roma abbiamo dovuto affrontare diversi ostacoli.
E uno degli ostacoli principali è stato quello di spiegare al nostro committente e alla sua struttura il modo migliore di svolgere il lavoro.
Il manager dell’azienda ha dovuto dimostrare ai suoi capi l’efficacia di questa procedura, e grazie all’evidenza dei fatti li ha convinti tutti.
E anche il suo team, l’ufficio acquisti e il reparto commerciale si sono resi conto che un altro modo di lavorare esiste, e porta i risultati.
17
Perché, alla fine, servono solo 2 cose:
- Un piano dettagliato di lavoro.
- Compiti chiari da svolgere.
Punto.
E si torna a dormire la notte, senza più ansia.
Si lo so, sembra facile detto così, ma non ci sono segreti o formule magiche.
18
Ed è un attimo prendere la strada sbagliata, in buona fede, perché tutti sbagliano.
Mi hanno raccontato di un episodio, tipico nel sui svolgimento, che ha interessato un’azienda di rivestimenti in marmo.
Volevano prendere una commessa a Londra, e grazie agli agganci con l’architetto sono stati invitati al tender per l’appalto dei lavori.
Qui il responsabile dei progetti contract era direttamente l’imprenditore, ed era perfettamente consapevole dei problemi di cui abbiamo parlato fino adesso, perché in realtà ce li hanno quasi tutti, è risaputo.
Sai come hanno risolto?
Ha preso una decisione che tagliava la testa al toro.
Una volta arrivata tutta la documentazione del tender, ha dato tutto in outsourcing ad uno studio esterno.
Si, hai capito bene.
Uno dei principali asset di un’azienda, che può determinare guadagni o perdite anche per centinaia di migliaia di euro, è stato “dato fuori” ad uno studio di progettazione, che tra le altre cose faceva “a 360 gradi” anche i preventivi e trovava pure i fornitori.
Quanti ne avrai sentiti anche tu che fanno così…
D’altronde basta inoltrare la mail con il link da cui scaricare tutto il pacchetto di files, e il gioco è fatto.
Problemi finiti.
Adesso ci pensano loro.
Forse.
In realtà quella persona non ha risolto il problema (oltre a non fare l’interesse suo e della sua azienda, ma questa è una mia opinione).
Ha solo spostato il problema dal suo ufficio all’ufficio di qualcun altro.
Fino a quando, dopo qualche giorno ha cominciato a ricevere strane domande.
Lo studio di progettazione “a 360 gradi” non capita alcuni documenti, e si era bloccato su di una serie di dubbi…
Stavano portando avanti il lavoro come volevano loro, secondo le loro abitudini e comodità, ed erano arrivati ad un punto morto.
Forse non avevano tutta quell’esperienza che avevano garantivano quando c’era da prendere un lavoro in outsourcing.
Ma quando all’imprenditore è diventato chiaro che non fosse stata un’idea geniale, ormai aveva perso tempo prezioso.
E nella fase di tender il tempo è tutto… ogni giorno perso lo paghi.
E costa caro.
Soprattutto se ti rivolgi a gente senza esperienza specifica… chi dice di saper fare tutto in realtà non sa fare niente bene, ma tutto male.
E non ti conviene.
19
Questo è un episodio che mi hanno raccontato, ma io stesso ho assistito a molti casi emblematici.
Capita che le aziende facciano fare i preventivi al loro personale interno senza che costoro abbiano una solida e specifica esperienza in materia.
Arriva da fare un tender, c’è qualcuno libero, e gli si passa la consegna.
Poi quel qualcuno farò il massimo che riesce a fare, e amen se non prendiamo il progetto.
Altri cercano di sopperire alla poca competenza del proprio team con procedure complesse di gestione aziendale.
Vari tipi di consulenti cercano di impiantare negli uffici delle modalità di lavoro fotocopiate da altre aziende, magari da altri settori.
Una fonderia farà sicuramente dei preventivi per vedere i suoi tombini in ghisa, ma questo non vuol dire che la stessa procedura vada bene per una divisione contract che deve allestire la villa di un facoltoso privato.
Vaglielo a spiegare ai consulenti aziendali che “hanno a portafoglio centinaia di aziende diverse”.
Il nostro lavoro è specifico e va trattato solo da chi lo conosce bene.
E allora tante persone decidono di non fare nulla, e di continuare a lavorare male e a perdere i lavori, sperando nella buona stella.
20
Noi crediamo che esiste un'altro modo per affrontare i progetti d'interni, un modo diverso dal " ma fanno tutti così, è così che si fa ".
Perchè, anche se ogni progetto è unico rispetto ai precedenti, vengono trattati tutti
allo stesso modo, sbagliando.​
Si ripetono all'infinito le cattive abitudini, gli errori di valutazione, la gestione improvvisata… finendo poi per correre per rimediare.
21
E tutto ciò lo abbiamo applicato proprio al tender per l’Hotel a Roma di cui ti ho accennato poco fa.
Adesso ti svelo come l’abbiamo gestito.
Applicando le metodologie di project management già nella fase di tender.
Trattando il preventivo come se fosse un progetto a se stante.
Mettendoci tutto il nostro know how e l’esperienza specifica nel settore contract.
Infine adattando la nostra struttura per essere immediatamente reattiva ad ogni nuovo tender che arrivava da fare.
E quindi ci siamo organizzati per ottenere le 2 cose che servono veramente:
- Un piano dettagliato di lavoro.
- Compiti chiari da svolgere.
Abbiamo così generato uno standard da applicare ogni volta.
Perché è necessario assicurarsi che ognuno faccia le cose giuste al momento giusto, rispettando l’ordine del processo.
Tutto ciò previene incomprensioni, inefficienze e spreco di risorse.
Soprattutto quando si ha a che fare con gli imprevisti, e con l’intrecciarsi di più tender contemporaneamente.
22
Grazie al nostro metodo generiamo un piano di lavoro efficiente ed efficace, che riduce i tempi della fase di tender, e ci permette di acquisire il progetto con successo.
23
Ma per spiegarti meglio di cosa si tratta, ipotizziamo di applicarlo alla tua azienda.
Il nostro Studio analizza il tuo tender ed elabora una sequenza di azioni da svolgere, con l’obiettivo di massimizzare l’operatività della tua struttura.
Poi il tuo ufficio può seguire la scaletta che ti diamo e completare il lavoro con successo.
24
Perché facciamo anche per altri quello che facciamo già per noi?
SCP vuole aiutare le aziende a gestire meglio i loro progetti Contract Fit Out, facendogli superare nel modo giusto e nel minor tempo possibile il momento più critico, la Fase di Tender.
Ti aiutiamo ad aumentare la produttività e i margini, diminuendo i rischi legati al progetto, senza per questo caricare ulteriormente la tua struttura, anzi semplificandoti la vita.
25
Il primo risultato è di ottimizzare al meglio le tue risorse durante la gara d’appalto, le risorse che tu hai già.
E possono essere sia risorse interne che esterne, a seconda delle tue necessità.
Non cambia il risultato.
È come se ci fosse una una road map specifica per quel singolo preventivo, una serie di passi da seguire con un percorso già tracciato.
Il primo beneficio è che non devi fare interminabili riunioni col tuo team per capire come gestire il tender; quel lavoro di pianificazione lo facciamo noi per te.
E ti diamo solo le informazioni che ti servono, senza orpelli o perdite di tempo.
26
Ti assicuro che ricevere un’analisi già “premasticata” da uno Studio esperto come SCP ti permette di concentrarti solo sul risultato, non su come arrivarci.
A me personalmente, potermi dimenticare del casino e dell’ansia, e avere tutto sotto controllo, dà una sensazione di sicurezza.
Sò che sto facendo le cose per bene.
Ed è una rassicurazione francamente impagabile.
Certo che se ogni volta che facciamo un tender avessimo la certezza - garantita al limone - di prendere il progetto senza nessun problema, ci saremmo già ritirati in campagna diversi anni fa.
Gli imprevisti fanno parte del nostro lavoro, e in fondo amiamo ciò che facciamo, e proprio per questo siamo qui e siamo sempre sul pezzo.
Applicando il nostro metodo siamo almeno sicuri che meglio di così non si poteva fare.
27
E gestire questa fase in un modo così professionale ci mette al pari delle più grandi aziende del nostro settore.
Anche se ti confesso, dato che ne ho viste molte, la maggior parte è ben lontana da questi standard...
28
Ma torniamo a te.
Ricevendo questa parte di lavoro già svolta da SCP, tu e la tua struttura vi troverete scaricati da una rottura di scatole non indifferente.
Magari proprio in quel momento non hai tempo per occupartene in prima persona, e hai cose molto più urgenti da fare.
Ti si libera del tempo per te.
E non solo nel lavoro, ma anche nei weekend.
Lavorare extra inutilmente è una cosa che io personalmente detesto.
Tutti abbiamo da fare altre per noi stessi e la nostra famiglia.
L’obiettivo di SCP è di darti un servizio premium.
Che ha un obiettivo chiaro e ben definito, e che svolgiamo noi in autonomia al posto tuo e del tuo team in azienda.
È semplice e veloce da implementare; un piano operativo chiaro e specifico.
29
Riceverai un servizio esclusivo, cucito addosso alle tue esigenze.
Non dovrai muoverti dal tuo ufficio, perché riceverai tutto attraverso un canale digitale diretto che verrà creato appositamente per te.
E a seguirti ci sarà sempre uno dei nostri tecnici, che sarà il tuo punto di riferimento per ogni tua domanda o approfondimento.
30
D’altronde il miglior investimento che si possa fare è quello che, prima ancora di farti avere un ritorno economico, ti fa risparmiare delle perdite dopo.
Infatti un progetto valutato male in fase di preventivo è al 50% a rischio di perdite economiche durante la consegna del fit out.
Mentre un preventivo fatto bene può farti guadagnare anche di più di quello che ti aspetti.
Mette già le basi per un'efficiente gestione di tutto il progetto, facendoti risparmiare in ogni fase dato che tutto è già stato analizzato e previsto.
31
Quello che ti sto dicendo l’abbiamo sperimentato noi per primi sulla nostra pelle.
perché siamo uno Studio specializzato nella gestione dei progetti di arredo contract.
e abbiamo un nostro metodo unico di lavoro.
Facciamo le cose in modo diverso, non seguiamo la massa.
32
Il nostro team ha un track record di oltre 250 progetti in tutto il mondo,
dal 1994 ad oggi.
Ognuno di noi è un professionista formato ed esperto, e ha messo le mani nei più svariati ambiti del contract.
Sappiamo quello che facciamo.
33
Già prima di fondare SCP come Studio indipendente, sia io che i miei colleghi abbiamo collaborato con i principali brand italiani, tra cui Cassina, Poliform, B&B Italia, Tecno e molti altri.
L’elenco delle archistar sarebbe lungo, quindi cito solo alcuni studi che hanno curato il design dei progetti su cui abbiamo lavorato:
Wilmotte, Herzog & De Meuron, Rem Koolhaas, Grimshaw, Marc Newson, Norman Forster, Antonio Citterio e Patricia Viel…
Alcuni tra i più grandi designer dei nostri tempi.
36
È grazie a tutta la nostra esperienza e know how che possiamo fornire un servizio unico nel nostro settore.
Un servizio che funziona anche con chi ha un team piccolo; anzi è ancora più efficace se sono poche le persone ad occuparsi del preventivo.
E funziona anche se il progetto non è molto grande, perché a differenza di ciò che si pensi è coi progetti medio-piccoli che si corrono i maggiori rischi.
37
Adesso però lascio la parola alle testimonianze di alcune aziende con cui abbiamo lavorato negli scorsi anni.
X
X
X
X
38
Entrando nel merito del servizio che ti possiamo fornire, prima è importante capire quando non ti serve.
Se devi fare solo un preventivo, compilare un BOQ con dei costi, allora non ti serve.
Se invece hai a che fare con un tender per un progetto internazionale, allora questa è la soluzione per te e per la tua azienda.
La comprensione di tutti i documenti di gara, e la preparazione di tutta la parte burocratica, è come fare un progetto a se stante.
Non stai facendo un preventivo: stai già facendo un progetto.
Un progetto che ha come scopo quello di farti prendere il lavoro.
Invece si fa sempre l’errore di gestire questa fase in modo approssimativo, e il risultato è che i lavori poi non vengono presi.
Oppure vengono presi, ma con talmente tanti errori già commessi, e parti non veramente approfondite e capite, che poi si rischia di perderci soldi e di lavorare male.
39
La soluzione di SCP è di unire le tecniche di project management, già collaudate negli anni, alle competenze specifiche nel settore dell’arredo contract, già nella fase di tender.
40
È grazie al nostro servizio Fase di Tender che è possibile risolvere questo problema.
Perché tratta il preventivo in modo totalmente nuovo, e applica una metodologia specifica per farti arrivare alla presentazione di tutti i documenti di gara con la tranquillità di aver fatto tutto ciò che andava fatto.
41
Ti spiego come funziona il servizio all’atto pratico.
Prima ci occupiamo della riservatezza, firmando i documenti di non divulgazione.
Poi ci fai avere tutto il materiale che hai ricevuto per partecipare al tender.
Noi lo analizziamo, mettendo in campo i nostri 30 anni di esperienza nel contract.
Il nostro Studio ricava un Manuale personalizzato che ti descrive una road map per arrivare al risultato.
Ti diamo quindi un elenco con tutte le Azioni da svolgere passo passo per preparare e consegnare nel modo giusto il tender.
A questo punto hai un Manuale e delle Azioni da far svolgere al team.
Niente di più semplice.
È subito attuabile e può essere applicato da chiunque nel tuo ufficio.
Starà poi a te o al responsabile dell’azienda assegnare ogni singola Azione a chi ritieni più opportuno, dentro o fuori la tua organizzazione.
La persona avrà una serie di compiti specifici da svolgere, e la sequenza esatta da seguire, passo passo.
Non deve inventarsi niente, né improvvisare.
E tutto questo può essere fatto senza cambiare niente nella vostra organizzazione aziendale.
Così facendo arrivi in modo organizzato e “scientifico” al risultato.
E tutta la parte iniziale l’abbiamo fatta noi per te, togliendoti il pensiero.
Questo servizio è qualcosa di unico, che facciamo solo noi in questo modo.
ContractFitOut.com
Fase di Tender
42
Ma cosa contiene il Manuale per fare il tender, e perché è così importante averlo?
- parte da un’analisi dei documenti ricevuti, e da una valutazione in merito al progetto a cui si riferiscono.
- prepariamo l'impostazione della commessa.
- l’analisi degli objectives del progetto, anche qualora i documenti ricevuti siano vaghi in tal senso
- l’analisi dei requirement del progetto
- la valutazione delle risorse necessarie
- la scomposizione dei task nella WBS, e la loro sequenza
- valutazione del cronoprogramma (gantt) e delle milestones
- cammino critico col diagramma di PERT
- analisi rischi/benefici
- BOQ (qualora non fosse già presente) pronto da compilare coi i tuoi costi e i tuoi ricarichi
E le Azioni da compiere cosa comprendono?
- delle schede con indicate ciascuna tutte le cose da fare
- l’elenco dei ruoli che ti servono nel progetto: sceglierai poi tu se personale interno o esterno o quello che più è ideale per la tua azienda
43
Tutto ciò si basa sulle metodologie internazionali di project management, una disciplina poco compresa in Italia ma in grado di fare una grandissima differenza una volta capita.
Infatti nel nostro settore è male interpretata, e questo crea un grande danno.
Soprattutto si ignorano i fondamentali, e si fraintendono le basi della disciplina.
Il project management è quello che ho scritto qui sopra.
Anzi, quello che hai letto è solo una piccola parte della disciplina, forse la più importante ma certo non tutto lo scibile completo.
44
Perché il project management è sulla bocca di tutti, ma è utilizzato bene solo da pochissimi, e solo pochissimi ottengono i veri risultati.
Anche tu e la tua azienda potete essere fra questi.
45
Ma il project management di per sé è troppo generico…
È una disciplina inventata in ambito militare che può essere applicata ad ogni attività della vita… così non ci è utile, troppo dispersiva.
Per questo noi di SCP abbiamo fuso quelle parti di project management più importanti con il nostro know how specifico nel contract fit out, così da ottenere un protocollo applicabile al nostro mondo.
Un metodo di lavoro specifico per il contract e in particolare per i progetti di altagamma, che tiene in considerazione tutte le differenze del nostro settore.
L’abbiamo chiamato Protocollo SCP.
Protocollo SCP
E su di esso si basa il servizio Fase di Tender, che possiamo fornire alla tua azienda.
46
Ormai ci siamo presentati a fondo.
Noi siamo SCP, gestiamo progetti di Contract Fit Out nel modo giusto.
Con il servizio Fase di Tender aiutiamo le aziende che operano in questo settore a generare un piano di lavoro efficiente ed efficace.
Così da ridurre i tempi del preventivo e acquisire il progetto con successo.
47
Quindi riassumendo.
- Ci fai avere il materiale del tender che hai ricevuto.
- Noi lo analizziamo e ti inviamo il Manuale da seguire e l’elenco delle Azioni da fare.
- Tu decidi chi fa cosa tra le risorse umane a tua disposizione.
- Quello che ciascuno deve fare è scritto su ogni scheda.
- Una volta raccolto tutto quello che serve, il tuo team confezionerà il tender e lo consegnerà ai commerciali per l’acquisizione del progetto.
- E ci sarà sempre un nostro tecnico a disposizione per ogni dubbio o chiarimento.
48
Abbiamo deciso di mettere a disposizione il nostro metodo di lavoro e il nostro know how alle aziende del nostro settore.
Perché è un settore che ha bisogno di cambiare in meglio.
E noi vogliamo contribuire nel nostro piccolo al miglioramento delle aziende che fanno contract con progetti complessi e internazionali.
49
Perché è ora di finirla col dire “si è sempre fatto così” e poi fare figure di palta.
Perdendo soldi.
50
Valuta che l’investimento nella Fase di Tender è l'investimento più importante che tu possa fare.
Aumenti in modo esponenziale:
- le possibilità di prendere il progetto.
- di prenderlo nel modo giusto, con un’analisi corretta.
- e quindi con un preventivo competitivo che ti far dormire tranquillo.
Magari pensi che questo servizio ti costa tanto adesso, ma ti garantisco che ti evita problemi molto più costosi, e se porti a casa il lavoro poi riprenderai i soldi spesi moltiplicati centinaia di volte.
53
Devo però essere sincero.
Abbiamo un numero limitato di slot disponibili, così da garantire la massima cura nell'aiutare ogni azienda che si affida a noi.
E cerchiamo di favorire chi ci contatta prima.
54
Tutto dipende dalla situazione in cui ti trovi.
Hai già un tender sulla scrivania, o ne stai per affrontare uno?
É il momento di decidere se continuare come hai sempre fatto, con tutte le conseguenze del caso, oppure provare a cambiare.
56
Invito a fare opt-in con email per mettersi in contatto con me
profilando la lista il più possibile
Deve lasciarmi i dati affinché possa essere ricontattato
Tutto deve sembrare come la prescrizione di un medico
